1. Administrator danych i role w systemie
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzeniem konta, obsługą abonamentu, wsparciem technicznym, komunikacją, przyjmowaniem płatności oraz bezpieczeństwem aplikacji jest:
- Nazwa firmy: KrakOpak Tomasz Cholewa
- Adres: ul. Jana Pawła II 127, Libertów 30-444
- NIP: 9451984552
- Adres e-mail: powiadomienia@.boxmanager.pl
- Telefon: 504-523-923
Kontakt z administratorem danych osobowych możliwy jest pod adresem e-mail: powiadomienia@.boxmanager.pl.
W odniesieniu do danych wprowadzanych przez firme korzystajaca z aplikacji, takich jak dane jej klientow, pracownikow, kontrahentow, zamowien, faktur, dostaw i dokumentow magazynowych, administratorem tych danych jest co do zasady ta firma. Operator Boxmanager moze dzialac jako podmiot przetwarzajacy dane na zlecenie tej firmy w rozumieniu art. 28 RODO.
2. Jakie dane moga byc przetwarzane
W zaleznosci od sposobu korzystania z aplikacji Boxmanager moze przetwarzac:
- dane konta firmowego: nazwa firmy, identyfikator firmy, dane abonamentu, klucz produktu, historia aktywacji,
- dane uzytkownikow: imie lub nazwa uzytkownika, adres e-mail, haslo w postaci skrotu kryptograficznego, rola, uprawnienia, data utworzenia konta, ostatnie logowanie,
- dane klientow i kontrahentow: nazwa, adres, NIP, telefon, e-mail, dane kontaktowe, notatki biznesowe, limity kredytowe i informacje o zaleglosciach,
- dane zamowien: numer zlecenia, produkt, wymiary, FEFCO, ilosc, termin dostawy, status, historia, rezerwacje surowcow, komentarze i notatki,
- dane produkcyjne i magazynowe: arkusze, formatki, odpady, stany magazynowe, rezerwacje, dostawy, korekty, historie operacji,
- dane finansowe: faktury sprzedazy, faktury zakupu, proformy, dokumenty WZ, platnosci, statusy oplacenia, numery kont, split payment, oznaczenia podatkowe,
- dane potrzebne do realizacji zamowien i platnosci elektronicznych, w tym dane identyfikujace platnika, kwote, status transakcji, identyfikator platnosci oraz informacje przekazywane przez operatora platnosci,
- dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, logi bledow, informacje o przegladarce, czasie aktywnosci i zdarzeniach bezpieczenstwa,
- tresc opinii, zgloszen serwisowych, wiadomosci windykacyjnych i korespondencji wysylanej przez system,
- dane konfiguracyjne integracji, np. ustawienia SMTP, tokeny lub parametry integracji KSeF, jezeli zostana wprowadzone przez administratora firmy.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Przyklady danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Utworzenie i prowadzenie konta firmowego oraz kont uzytkownikow | nazwa firmy, e-mail, login, rola, uprawnienia | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dla uzytkownikow pracownikow takze prawnie uzasadniony interes administratora |
| Swiadczenie uslugi Boxmanager i obsluga funkcji aplikacji | zamowienia, klienci, produkcja, magazyn, logistyka, faktury | art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO |
| Wypelnianie obowiazkow podatkowych, rachunkowych i dokumentacyjnych | faktury, proformy, WZ, dane kontrahentow, historia platnosci | art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Realizacja zamowien, abonamentow i platnosci elektronicznych | dane platnika, kwota, identyfikator transakcji, status platnosci, dane fakturowe | art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zakresie obowiazkow ksiegowych i podatkowych |
| Zapewnienie bezpieczenstwa, rozliczalnosci i wykrywanie naduzyc | logi, IP, sesje, historia zmian, role i uprawnienia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Kontakt, wsparcie techniczne i obsluga zgloszen | e-mail, tresc zgloszenia, historia korespondencji, zrzuty ekranu | art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO |
| Przyjmowanie opinii i sugestii dotyczacych aplikacji | tresc opinii, uzytkownik, firma, data dodania | art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Komunikacja marketingowa lub informacyjna, jezeli zostanie wlaczona | adres e-mail, zgoda, preferencje komunikacji | art. 6 ust. 1 lit. a lub lit. f RODO, w zaleznosci od rodzaju komunikacji |
4. Dane przetwarzane w funkcjach Boxmanager
Zamowienia, produkcja i planowanie
System przetwarza dane potrzebne do utworzenia zamowienia, zaplanowania produkcji, rezerwacji surowcow, obliczenia formatek, przypisania maszyn, kontroli terminow oraz historii realizacji. Moga to byc takze komentarze uzytkownikow i notatki dotyczace klienta lub zlecenia.
Magazyn, dostawy i logistyka
W modulach magazynowych i logistycznych przetwarzane sa informacje o stanach magazynowych, dostawach, kierowcach, terminach, historii korekt, dokumentach magazynowych oraz danych potrzebnych do dostarczenia zamowienia.
Finanse i faktury
W module finansowym przetwarzane sa dane sprzedawcy, nabywcy, dokumentow sprzedazy i zakupu, statusow platnosci, przypomnien o platnosci, proform, dokumentow WZ, oznaczen podatkowych, numerow rachunkow bankowych oraz informacji wymaganych przepisami podatkowymi.
Uprawnienia i administracja
Administrator konta firmowego moze nadawac uprawnienia uzytkownikom, wlaczac lub wylaczac dostep do modulow, definiowac szczegolowe role, zarzadzac ustawieniami oraz monitorowac dzialania w zakresie niezbednym do bezpiecznej pracy organizacji.
5. Odbiorcy danych i podmioty wspierajace
Dane moga byc udostepniane nastepujacym kategoriom odbiorcow:
- upowaznionym uzytkownikom w ramach tej samej firmy, zgodnie z nadanymi uprawnieniami,
- podmiotom hostingowym, dostawcom infrastruktury IT, serwisu, kopii zapasowych i poczty elektronicznej,
- operatorom platnosci, w tym Przelewy24 / PayPro S.A., jezeli uzytkownik korzysta z platnosci elektronicznych,
- organom publicznym, jezeli wymagaja tego przepisy prawa, w tym organom podatkowym,
- Ministerstwu Finansow i systemowi KSeF, jezeli firma korzysta z funkcji wysylki faktur ustrukturyzowanych,
- zewnetrznym doradcom, ksiegowym, prawnikom lub audytorom, jezeli jest to konieczne do obslugi firmy lub dochodzenia roszczen.
Dostep do danych jest ograniczany zgodnie z rola uzytkownika i ustawieniami nadanymi przez administratora konta firmowego.
6. KSeF, faktury i dokumenty podatkowe
Jezeli firma korzysta z integracji z Krajowym Systemem e-Faktur, aplikacja moze przetwarzac dane potrzebne do przygotowania, walidacji i wysylki faktury ustrukturyzowanej, w tym dane sprzedawcy, nabywcy, pozycje faktury, kwoty, stawki VAT, rachunek bankowy, oznaczenia podatkowe oraz tokeny lub parametry autoryzacyjne wprowadzone przez administratora firmy.
Dane te moga byc przekazywane do systemow administracji skarbowej w zakresie wymaganym przez przepisy prawa podatkowego. Administrator firmy odpowiada za prawidlowosc danych wprowadzanych do dokumentow finansowych.
7. Płatności elektroniczne
W przypadku korzystania z płatności elektronicznych dane niezbędne do obsługi płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności. Dane te obejmują w szczególności dane identyfikujące transakcję, kwotę płatności, status płatności, dane płatnika, dane potrzebne do obsługi zamówienia, reklamacji, zwrotu lub rozliczenia abonamentu.
Operatorem płatności jest PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, REGON 301345068.
Przekazanie danych operatorowi płatności następuje wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji płatności, potwierdzenia transakcji, obsługi reklamacji, zwrotów, przeciwdziałania nadużyciom oraz wykonania obowiązków prawnych związanych z rozliczeniem płatności.
9. Okres przechowywania danych
Dane przechowywane sa przez okres niezbedny do realizacji celu, w szczegolnosci:
- dane konta firmowego i uzytkownikow - przez czas korzystania z uslugi, a po zakonczeniu przez okres potrzebny do rozliczen, obrony roszczen lub wypelnienia obowiazkow prawnych,
- dane zamowien, produkcji, magazynu i historii operacji - przez czas wymagany do zapewnienia ciaglosci pracy firmy, historii rozliczen i kontroli procesow,
- dokumenty finansowe, podatkowe i dane dotyczace platnosci - przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, rachunkowego oraz przez okres konieczny do obslugi reklamacji, zwrotow i roszczen,
- dane techniczne i logi - przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczenstwa, diagnostyki i wykrywania naduzyc, chyba ze dluzsze przechowywanie jest wymagane dla roszczen lub postepowan,
- opinie i zgloszenia - przez okres potrzebny do obslugi zgloszenia, rozwoju aplikacji i dokumentowania komunikacji.
Administrator konta firmowego powinien okresowo weryfikowac zasadnosc przechowywania danych wprowadzanych przez firme, w szczegolnosci danych klientow, pracownikow, notatek oraz dokumentow archiwalnych.
10. Prawa osob, ktorych dane dotycza
Osobie, ktorej dane dotycza, przysluguje prawo do:
- dostepu do danych,
- sprostowania danych,
- usuniecia danych, jezeli pozwalaja na to przepisy i nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jezeli ma to zastosowanie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody, jezeli dane sa przetwarzane na podstawie zgody, bez wplywu na zgodnosc z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku danych wprowadzonych przez firme korzystajaca z Boxmanager, zadanie powinno byc kierowane w pierwszej kolejnosci do tej firmy jako administratora danych. Operator Boxmanager moze wspierac realizacje praw osoby, ktorej dane dotycza, w zakresie technicznie i prawnie dopuszczalnym.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z administratorem pod adresem: powiadomienia@.boxmanager.pl.
11. Bezpieczenstwo danych
Boxmanager stosuje srodki techniczne i organizacyjne majace na celu ochrone danych przed nieuprawnionym dostepem, utrata, zmiana lub ujawnieniem. W szczegolnosci aplikacja korzysta z kont uzytkownikow, hasel przechowywanych w postaci skrotow, sesji logowania, uprawnien modulowych, kontroli dostepu do danych firmy oraz mechanizmow rejestrowania wybranych operacji.
Administrator firmy powinien dbac o silne hasla, aktualne konta uzytkownikow, odbieranie uprawnien osobom, ktore nie powinny miec juz dostepu, oraz wprowadzanie do systemu tylko danych niezbednych do realizacji celow biznesowych.
Zabronione jest wprowadzanie do systemu szczegolnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o zdrowiu, pogladach politycznych, religii lub przynaleznosci zwiazkowej, chyba ze jest to absolutnie konieczne i istnieje odpowiednia podstawa prawna.
12. Przekazywanie danych poza EOG i automatyczne decyzje
Dane nie sa celowo przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba ze wynika to z korzystania przez administratora firmy z wybranego dostawcy uslug, np. poczty elektronicznej, hostingu lub narzedzi wsparcia. W takim przypadku powinny byc stosowane odpowiednie zabezpieczenia przewidziane przez RODO.
Boxmanager nie podejmuje decyzji opartych wylacznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, ktore wywolywalyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposob istotnie na nia wplywaly. System moze natomiast prezentowac rekomendacje, ostrzezenia i obliczenia pomocnicze, np. w zakresie produkcji, magazynu, terminow, limitow kredytowych lub faktur.
13. Kontakt i zmiany polityki
W sprawach dotyczacych prywatnosci i ochrony danych nalezy kontaktowac sie z administratorem konta firmowego albo z administratorem danych Boxmanager: KrakOpak Tomasz Cholewa, e-mail: powiadomienia@.boxmanager.pl, telefon: 504-523-923.
Polityka prywatnosci moze byc aktualizowana, w szczegolnosci gdy zmieniaja sie funkcje aplikacji, przepisy prawa, sposob dzialania integracji lub lista podmiotow wspierajacych przetwarzanie danych.